岐阜県の社会保険労務士事務所の飛騨屋社労士事務所です。
1,000名規模の製造業にテレワークを導入した経験から、どのような事に気を付けて導入するかをまとめました。
テレワーク・在宅勤務とは
テレワークは働き方の一種として、オフィスから離れた場所で勤務する事です。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
日本テレワーク協会
テレワークは大枠といった意味で、次の様な働き方があります。
在宅勤務
自宅を就業場所とする働き方です。通勤時間の削減が出来、時間の有効活用ができる。
モバイルワーク
電車や新刊セ、、飛行機の中で行うものです。
サテライト/コワーキング
企業のサテライトオフィスや、コワーキングスペースで行うものです。
ワーケーション
リゾートなど、バケーションも楽しめる地域での勤務。
テレワーク・在宅勤務はどんな仕事で出来るの？
テレワークに向いている職業はざっくりと次の職種があげられます。
- IT関係
- プログラマー
- インサイドセールス
- コンサルタント
- 事務職
等々ありますがPCで仕事が完結できるような仕事といったイメージでしょうか。
向かない仕事は？
人と直接関わる様な仕事や、そこにしか無い機械を使用した仕事が向いていないと言えます。
- 医療関係
- 福祉関係
- 宿泊業
- 製造業の現場の方
総務や人事も難しいとも言えます。総務は郵便対応や来客対応。人事については個人情報の話も出てきます。
実際に私が関わった1,000名規模の製造業では現場の方は対象外でしたし、原則フレックス勤務対象者のみで約250名程度が対象だったと記憶しています。
テレワーク導入に必要なこと
テレワーク導入にあたっては次の事が検討する項目になります。
実際に中小企業での導入になる場合、決めきれない事もありますので削ぎ落しながら必要な事だけを検討していくという作業が必要になります。
- 会社方針の決定
- 業務の洗い出し
- 通信環境の整備
- 情報（データ）のラベリング
- 規定・制度の作成
- 社内運用の作成
それではそれぞれ確認していきましょう。
会社方針の決定
実は最初に決定する会社方針が一番重要です。
どこまで何をする、何を許容するなどを決定しなければなりません。
運用方針を決めて、運用を徹底的に見守る事をしないと、2022年６月に発生した尼崎市の全市民情報流出の様な事態が発生してしまいます。
以前私が導入した時は、コロナ禍の初期で政府方針として出社率７割削減が打ち出された時期でした。
なので会社としては、事務職には可能な限りの在宅勤務をすることを方針として決定し、併せて在宅勤務手当も支給すると決定し支給をしました。
そして、運用面でも規定し
入り口で方針を決定しておくと導入がスムーズにいきます。
業務の洗い出し
ここも重要な要素になります。
テレワーク・在宅勤務を実施するにあたって、実際にどの業務をテレワークで作業するかが重要になります。
- 従業員に手持ちの業務一覧を作成依頼
- 一覧が作成出来たら、どの業務がテレワーク・在宅勤務が可能か取捨選択
- 場合によっては業務の流れをデジタル化しテレワークに対応
- テレワーク対象業務に見込み時間を設定し、所定労働時間以上であればテレワーク・在宅勤務が可能
入り口ではこういった泥臭い業務も必要になります。そして、洗い出しする事によって評価制度を導入しやすくなるといった事も出てきます。
通信環境の整備
実際にテレワーク・在宅勤務を実施するにあたって通信環境を整備する必要があります。
そして、個人宅に個人契約の通信インフラがある事が多いため、問題はないかと思いますが、システム方式を会社として何にするかの意思決定が必要になります。
その他のツールは？
様々なツールがありますが、コミュニケーションツールや管理ツールが必要になります。
メール、web会議システム、勤怠管理ツール等々ありますが貴社でどこまで新規に導入するかを検討する必要があります。
情報（データ）のラベリング
自社で取り扱う情報に機密ラベルを設定する事をおススメ致します。
機密ラベルとは、次の表の様な段階があります。
例えばこの中で極秘情報を扱うような業務は、サテライトオフィスやコワーキングスペースで行うことは禁止であったり社内限定はのぞき見防止フィルムを貼って、席を離れる際はPCを必ず持ち歩くなどの運用が必要になります。
規定・制度の作成
影響が出てくるであろうものは次になります。
- 就業規則
- 個人情報保護規則
- 情報セキュリティーポリシー
就業条件について定めが必要になってくるため、就業規則の本則にテレワークを記載するか又は、テレワーク規定を別途作成する事になります。
その他必要であれば個人情報保護規定に運用面での改定が必要になる場合も有ろうかと思います。
その他であれば、情報セキュリティーポリシーを策定または改定必要になるかもしれません。
社内運用の作成
運用について定めるべきは次の様になります
- テレワーク時の承認申請
- 機器持ち出し申請
- テレワーク時のコミュニケーション
- テレワーク勤務時の就業中の取扱
- 業務進捗の把握
ざっくり上げると上記になりますが、テレワーク・在宅勤務時の運用を決める事は大事なことになります。
まとめ
いかがだったでしょうか。
意外とテレワーク導入にあたって、決定する事が多いと感じたのではないでしょうか。
テレワーク導入の際はぜひ飛騨屋社労士事務所にご連絡下さい。
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